في الوقت الحاضر، تعتبر الفواتير الإلكترونية حاضرًا ومستقبلًا لأنظمة الفوترة للعديد من الشركات، وذلك ببساطة لأن هناك العديد من الأسباب التي تجعل الفواتير الإلكترونية أفضل من إرسال ملفات البي دي أف عبر البريد الإلكتروني أو حتى مقارنة بالفواتير الورقية التقليدية.
على الرغم من أن الفوترة الإلكترونية قد يكون لها بعض القيود، إلا أن مزاياها اليوم تفوق عدد سلبياتها. لذلك، سيكون للتحول الرقمي تأثير على الشركات التي لا تختار تبني التكنولوجيا الحديثة. في الواقع، قد تعاني هذه الشركات من العواقب وتتخلف إذا لم تواكب هذه التطورات التكنولوجية.
لذلك، نظرًا لأهميتها للعديد من الشركات، فقد أدرجنا لك 5 أسباب مقنعة ضرورية لعملك للتحول إلى الفواتير الإلكترونية، ولكن قبل أي شيء، دعنا نقدم لك أولاً مفهوم الفوترة الإلكترونية على النحو التالي ..
أولاً: ما هي الفواتير الالكترونية وكيف تعمل؟
الفواتير الإلكترونية هي إجراء يهدف إلى تحويل إصدار الفواتير الورقية إلى عملية إلكترونية تسمح بتبادل ومعالجة الفواتير والإشعارات الدائنة وسندات الخصم في شكل إلكتروني منظم بين البائع والمشتري من خلال حل إلكتروني متكامل. الهدف من هذا النوع من نظام الفواتير هو تقليل التكاليف وتوفير الوقت دون التضحية بأي شيء.
أما بالنسبة لسؤال، كيف تعمل الفوترة الإلكترونية؟ حسنًا، إنه يعمل ببساطة عند نقطة الاتصال الأولى عندما يتم إرسال فاتورة إلكترونيًا للمطالبة بالدفع مقابل الخدمات. ثم يتم نقلها بتنسيق رقمي إلى جميع الأنظمة والمنصات ذات الصلة، مثل قسم المحاسبة وإدارة المخزون والخدمات اللوجستية والشحن والعميل.
بمجرد اكتمال المعاملة، يتم أرشفة المستندات الرقمية وتخزينها للاسترجاع الفوري عند الحاجة إليها رقميًا.
وتجدر الإشارة هنا أيضًا إلى أنه نظرًا لأن المعلومات يجب أن تلتزم بالمبادئ التوجيهية المتعلقة بالتسعير والمنتج وأرقام الوظائف ومعايير الدخول الأخرى في النظام، فإن الفواتير الإلكترونية تكون بالتالي أكثر دقة وشفافية وأسرع من حيث التحويلات من الفواتير الورقية التقليدية.
دعنا ننتقل الآن إلى الفقرة التالية للتعرف على فوائد الفواتير الإلكترونية لعملك على النحو التالي ..
ثانياً: لماذا الفواتير الإلكترونية؟ 5 فوائد للفوترة الإلكترونية لعملك
إذا لم تكن قد بدأت الفوترة الإلكترونية بعد، فإليك 5 أسباب تجعلك تفعل ذلك الآن!
1- عمليات مبسطة وفعالة تقلل من وقت الاستجابة
نظرًا لأن الفواتير الإلكترونية لها ميزة تبسيط وتقليل وقت استجابة العملية، يمكن للمؤسسات تلقي الفواتير بأي تنسيق من موردين مختلفين، بما في ذلك الفواتير المستندة إلى الصور.
حيث توفر الفواتير الإلكترونية منصة واحدة لإدارة جميع المعلومات والعمليات المتعلقة بحسابات الدفع. في ضوء ذلك، يمكن لمستخدمي الأعمال الوصول بسهولة إلى المعلومات ومزامنتها وتجميعها بين الأنظمة والأجهزة المختلفة، دون تكرار المحتوى.
تعد الفواتير الإلكترونية مهمة أيضًا في مساعدة المؤسسات على تبسيط دورات معالجة الفواتير، وتقليل ساعات العمل المطلوبة لمعالجة الفواتير، والموافقة، والتتبع، ومطاردة الفواتير والخطأ البشري، مما يؤدي في النهاية إلى وقت استجابة أسرع بكثير.
إن تمكين الفريق من التخلي عن المهام التي غالبًا ما تكون متكررة وتستغرق وقتًا طويلاً بطبيعتها يوفر مساحة للمهام الإستراتيجية التي تضيف قيمة. وبالتالي، تؤدي الكفاءات العامة إلى توفير أكبر للمنظمة من حيث الاستخدام الأمثل للموارد وزيادة الإنتاجية.
2- تحسين التدفق النقدي
الطريقة الرئيسية التي تعمل بها الفواتير الإلكترونية على تحسين التدفق النقدي هي تقصير الوقت الذي يتم من خلاله تحويل الفواتير إلى الدفع. يتلقى العملاء فواتيرهم إلكترونيًا بمجرد تقديم الخدمة، مما يعني عدم المزيد من التأخير في التحصيل
ولكن ما هو السبب الحقيقي الذي يجعل الفوترة الإلكترونية قادرة على تحسين التدفق النقدي؟ حسنًا، السبب وراء ذلك يرجع إلى عاملين رئيسيين.
أولاً، نظرًا لأنه يتم تخزين جميع البيانات إلكترونيًا ومتاحة لأي شخص لديه حق الوصول المصرح به، يمكن تحديد النقص المحتمل ومشاكل التدفق النقدي ومنعها في وقت أقرب.
ثانيًا، نظرًا لعدم وجود المزيد من الأعمال الورقية أو النسخ المكررة، فلن تنفد المستلزمات المكتبية، لذلك سيتم توفير مساحة تخزين لعناصرك الأكثر أهمية.
3- زيادة الدقة
بالنسبة للفواتير الورقية أو “البي دي أف”، يجب تخزين المستندات وفرزها وإعادة إدخالها في نظام محاسبة. هذه الخطوات تستغرق وقتًا طويلاً وتضطر إلى إعادة إدخال البيانات في مواقع متعددة يجعلها عرضة للخطأ.
ولكن لم يعد هذا هو الحال اليوم لأن الفواتير الإلكترونية لا تسمح فقط بارتكاب عدد أقل من الأخطاء عندما تكون الفاتورة قيد النقل، بل يمكنها أيضًا العمل مع أنظمة المحاسبة تلقائيًا، مما يلغي إعادة إدخال البيانات وتحسين دقتها الإجمالية.
4- تقليل مخاطر الاحتيال
نظرًا لأنه يتم تشفير الفواتير الإلكترونية قبل إرسالها ولا يمكن فك تشفيرها إلا من قبل مستخدم نظام معتمد، فإن خطر وقوع الفواتير في الأيدي الخطأ يتم تقليله إلى حد كبير في عملك.
بالإضافة إلى ذلك، لا يوجد خطر أيضًا من إرسال فاتورة سرية إلى الشخص الخطأ كما هو الحال مع إرسال فواتير البي دي أف عبر البريد الإلكتروني.
5- علاقات محسنة مع عملائك
تسمح الفواتير الإلكترونية للموردين بمراقبة المرحلة في عملية الموافقة التي وصلت إليها الفاتورة في أي وقت، مما يؤدي إلى عملية فوترة أكثر انسيابية وشفافية. ونتيجة لذلك، يوفر هذا للموردين الطمأنينة بأن فواتيرهم يتم التعامل معها بكفاءة ويؤدي أيضًا إلى تقليل استعلامات حالة الفاتورة مع العملاء.
إحصائيات مثيرة للاهتمام حول حجم سوق الفوترة الإلكترونية ومعدل النمو
هناك عدد من الإحصائيات التي تقيس وتتنبأ بحجم سوق الفوترة الإلكترونية العالمية للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة، والتي ترصد ما يلي:
- تبلغ حصة سوق الفوترة عبر الإنترنت 20.4٪ ومن المتوقع أن تصل إلى 80٪ نمو في عام 2027، خاصة في دول مثل: الصين، والمملكة العربية السعودية، وأستراليا، والولايات المتحدة.
- تشير التقديرات إلى أن سوق الفوترة الإلكترونية ستتجاوز 25 مليون دولار بحلول عام 2027. وذلك لأن العديد من الدراسات تتوقع أن تصل قيمة المعاملات الرقمية أو حتى تتجاوز 6.7 تريليون دولار بحلول عام 2023.
- في تجربة محلية في إستونيا، وافق 65٪ من أصحاب الأعمال على أن نظام الفوترة الإلكترونية الحالي يغطي أنشطتهم التشغيلية اليومية للفوترة. لكن 24٪ من المشاركين لم يحسموا رأيهم بعد، و 7٪ لا يوافقون.
- وفقًا لتكنافيو، من المتوقع أيضًا أن ينمو سوق الفوترة الإلكترونية بمعدل نمو سنوي مركب يبلغ 21.43٪ بين عامي 2022 و 2027. ومن المتوقع أن يزداد حجم السوق بمقدار 15.330.37 مليون دولار أمريكي كما هو موضح أدناه.
ختاماً..
وهكذا وصلنا إلى نهاية مقالنا اليوم حول فوائد الفوترة الإلكترونية، لنستنتج مما سبق أن الفواتير الإلكترونية أصبحت من أكثر الخطوات الإستراتيجية التي تتخذها الشركات نحو رقمنة دورات المعالجة.
لذا، إذا لم تكن مستعدًا لاتخاذ قفزة في التحول الرقمي الشامل، فابدأ بنظام فوترة إلكتروني. إن اتخاذ خطوة واحدة في كل مرة بهذه الطريقة سيجعل من السهل على فريقك التغيير مع ضمان انتقال أكثر سلاسة لك عندما تكون مستعدًا لدمج عملياتك والانتقال إلى النظام الرقمي بالكامل.
شركة ساينس سوفت هي الخيار الأفضل عندما يتعلق الأمر بحلول تطوير برمجيات الفوترة الإلكترونية حسب الطلب للمؤسسات من جميع الأحجام، ولكن لماذا تعتقد ذلك؟
حسنًا، ببساطة لأن شركة ساينس سوفت تعتمد على خبرتها الواسعة لأكثر من 33 عامًا في تطوير البرامج المخصصة و 15 عامًا في تطوير البرامج المالية لمساعدة الشركات على تصميم وتطوير حلول فعالة للفوترة الإلكترونية.
علاوة على ذلك، إذا كنت ترغب في إنشاء نظام فوترة إلكتروني لعملك، فاتصل بنا لتحديد موعد لاستشارة اليوم. لا يسعنا الانتظار حتى نظهر لك ما يمكننا القيام به لعملك.
