بنسعيد يشكل لجنة لتدبير أرشيف قطاع الشباب ويحدد جدولا زمنيا لحفظه

نص قرار لوزير الشباب والثقافة والتواصل محمد المهدي بنسعيد، نشر بالعدد رقم 7353 من الجريدة الرسمية، على إحداث لجنة يوكل إليها اتخاذ جميع القرارات المتعلقة بتدبير أرشيف قطاع الشباب، كما نص على وضع جدول زمني لحفظ هذا الأرشيف.

وتتألف هذه اللجنة، بحسب المادة الثانية من القرار، من الكاتب العام أو من يمثله بصفته رئيسا، والمدراء المركزيون بالقطاع أو من يمثلهم، ورئيس “قسم التوثيق وتدبير المخاطر” بصفته كاتبا دائما للجنة أو من يمثله، وممثلين عن اثنين من المديريات الجهوية التابعة للقطاع يعينان بمقرر للوزير الوصي.

ويمكن لرئيس لجنة أرشيف قطاع الشباب أن يستعين، على سبيل الاستشارة وكلما اقتضت الضرورة ذلك، بممثل عن مؤسسة أرشيف المغرب وبكل شخص ذي كفاءة وخبرة في مجال تدبير الأرشيف. كما تعقد اللجنة اجتماعاتها، بدعوة من رئيسها، مرتين في السنة على الأقل، وكلما اقتضت الضرورة ذلك.

وتضطلع اللجنة بدراسة برنامج تدبير الأرشيف الخاص بقطاع الشباب والعمل على تتبع تنفيذه، وفق جدول زمني، كما تقوم بتقييم تدبير الإدارة المركزية والمصالح اللاممكزة للأرشيف الخاص بهما، واعتماد الإجراءات والتدابير الرامية إلى تحسين أساليب تدبير الأرشيف وضمان فعاليتها، خصوصا ما يتعلق برقمة أرشيف الإدارة المركزية والمصالح اللاممركزة.

كما تتولى لجنة الأرشيف مهمة المصادقة على تقرير أنشطة قسم التوثيق وتدبير المخاطر، ويتعين عليها أيضا السهر على توجيه أرشيف الإدارات المركزية والمصالح اللاممركزة إلى مستودعات الحفظ بمجرد أن يصبح أرشيفا وسيطا.

وبمجرد انصرام الآجال المحددة للمحافظة على الوثائق المصنفة كأرشيف وسيط، تسهر اللجنة بالسهر على عملية الفرز لانتقاء عينة من هذا الأرشيف، وذلك معايير محددة قصد اتخاذ القرار المناسب في شأنها، إما بالإتلاف أو بالتسليم إلى مؤسسة أرشيف المغرب.

وتنص المادة السابعة من القرار على أن تسلم العينة المنتقاة إلى مؤسسة أرشيف المغرب كأرشيف نهائي، بينما يتم إتلاف الباقي تحت المراقبة التقنية لهذه الأخيرة ويحرر محضر في هذا الشأن تحتفظ لجنة أرشيف قطاع الشباب بنسخة منه ويسلم النظير الآخر إلى مؤسسة أرشيف المغرب.